Checklist pour réussir son partenariat
Réaliser votre auto-évaluation pour tester le niveau de votre organisation dans le but de réussir ses partenariats avec les acteurs internationaux. Cet instrument soutient les ONG locales dans leurs besoins de renforcement de capacité.
- Le dirigeant / administrateur de la structure s’assure que les rôles et responsabilités de chacun soient délimités et définis ; les délégations de pouvoir soient définies de manière claire et univoque ; des lignes de communication / rapportage soient mises en place.
- La mission et les objectifs d’une structure sont généralement définis dans les statuts de l’association. La mission et les objectifs doivent également être communiqués à l’ensemble du personnel, voire discutés avec eux afin d’obtenir leur adhésion à cette vision et ces objectifs.
- Référez-vous à la législation nationale relative aux ONG lors de la mise sur pied de votre organisation.
- Les dirigeants des structures veillent à ce qu’il y ait une séparation de fonctions suffisante et adéquate entre les fonctions de paiement et d’enregistrement comptable. Sans qu’il n’y ait de lien hiérarchique entre ces différentes fonctions. Dans les petites structures, le Conseil d’Administration devra exercer un plus grand contrôle sur la fiabilité des comptes et la conformité des comptes avec les activités.
- Répartir les financements humanitaires proportionnels aux besoins et en fonction des évaluations des besoins.
- Un membre du Conseil d’Administration ou le dirigeant de la structure informe et communique à l’ensemble du personnel sa vision du contrôle interne et ses attentes par rapport à celui-ci. Notamment par la mise en place de codes éthiques, de règles d’intégrité, de codes de bonne conduite ou de règlement de travail
- Utilisez un site internet, des bulletins papier ou électroniques, envoi de documents sur simple demande mais également à des temps de partage direct de l’information (réunions, des instances associatives…). pour rendre l’information disponible et facilement accessible;
- Adaptez les mesures de transparence en fonction des catégories d’acteurs ciblés (les bailleurs, le grand public, les salariés, bénévoles et membres, les bénéficiaires et partenaires)
- Les informations relatives à l’impact des activités financés peuvent être transmises aux parties prenantes à travers des animations, vidéo, infographies de témoignages des bénéficiaires.
- Un rapport d’activité annuel représente une bonne manière d’informer le public au sujet de la structure. Il permet d’indiquer la quantité d’argent reçue, l’origine de ces montants et la manière dont ils ont été dépensés. Il offre également un bon espace pour faire connaître publiquement les activités menées par la structure.
- Le partage des informations importantes : alertes d’urgences, bulletins, informations pré-catastrophes, les 4Q (Qui, fait Quoi, pour qui et où) , contacts et programmation des réunions, rapports d’information concernant le budget.
- Adaptez vos approches de participation en fonction du contexte et des pratiques locales existantes.
- Partager l’information en ayant égard aux langues, formats et médias accessibles et pour qu’elle soit compréhensible par les personnes qu’elle vise à aider et les autres parties prenantes.
- Mettre en place des indicateurs de performance qui permettront de façon régulière de voir quelles activités ont été réalisées avec quelles ressources, ce qu’il reste à faire. Les informations recueillies devraient servir à améliorer la performance. Des exemples d’indicateurs peuvent être : le taux d’utilisation du budget par rapport au budget planifié, le taux de réalisation des activités, le nombre d’incidents survenus sur une période, le suivi des plaintes
- Organiser des groupes de discussion, entretiens individuels, questionnaires, missions terrains, boites à idées…
- Mener les activités de collecte de données, d’analyse et de compte rendu dans le respect d’ une représentation équilibrée de tous les groupes potentiellement vulnérables ou marginalisés.
- Le suivi devrait être mené en temps opportun, afin que l’information puisse être utilisée facilement pour guider la mise en œuvre du projet/ programme.
- Améliorer le respect des principes de partenariat en les intégrant dans les accords de partenariat, les rapports, les propositions de projet, dans les descriptifs de fonctions,
- Montrer votre sincérité et la qualité de votre travail en commençant par petite collaboration. Les bailleurs de fonds seront plus généreux lorsque vous demanderez des financements la seconde fois.
- Pour plus de visibilité, le partenariat doit comprendre la publication périodique des noms des structures partenaires. En rendant comptes de leurs réalisations et impact.
- Développer une stratégie de plaidoyer dans laquelle vous préciserez les objectifs et les outils à utiliser pour chaque public cible, ainsi qu’un calendrier de mise en œuvre.
- Participer aux évaluations inter-agences rapides
- La structure a des descriptions de fonction qui reprennent les objectifs individuels, en quoi consiste la fonction, les compétences requises en termes de diplôme et d’expérience, ...;
- La structure met en place un système d’évaluations du personnel qui lui permettra d’identifier les manques, besoins, attentes, ... et de mettre en place des programmes de remise à niveau, de formation pour s’assurer que son personnel est à même de remplir ses tâches et responsabilités.
- Prévoir un backup pour chaque personne, le partage et la documentation des connaissances, la flexibilité du personnel pour assurer la continuité des activités en cas d’absence ou de départ d’un membre du personnel.
- Donner l’opportunité à chaque service, une fois par an, de présenter son activité, ses responsabilités;
votre organisation répond-elle aux critères de la liste de contrôle pour des partenariats réussis ?